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GSD: come funziona

  • Organizzazione trasferta

Ogni trasferta deve essere organizzata e approvata. In più, i preparativi per un viaggio coinvolgono svariate persone, implicando numerose interazioni tra diversi soggetti e/o dipartimenti aziendali. GSD permette di gestire ogni missione in maniera efficiente, utilizzando solo informazioni specifiche ed esaustive, riducendo così tempi di gestione e possibilità di errore.

GSD nuova pratica

 

  • Inserimento richieste

L'utente inserisce tutte le richieste relative alla propria trasferta (aereo, albergo, anticipi, ecc). Queste saranno sottoposte al controllo automatico di rispetto delle policy aziendali e poi inviate ai servizi preposti alla loro evasione (agenzia viaggi, ufficio amministrativo, servizi generali, ecc.).

GSD inserimento richieste

 

  • Approvazione ed evasione

Inserite tutte le richieste, l’utente le invierà per ricevere l’autorizzazione necessaria. Una volta ottenuta, il servizio preposto alla loro evasione potrà visionarle e procedere. A richiesta evasa, l'utente sarà informato tramite e-mail e potrà verificare lo stato della sua pratica direttamente dal portale. A questo punto l'utente è pronto per la trasferta.

GSD approvazione evasione

 

  • Inserimento spese

Al suo rientro, oppure anche mentre si trova in trasferta, il dipendente trasformerà la sua pratica in nota spese. Confermerà le richieste fatte in precedenza, divenute automaticamente righe di spesa, e le integrerà con altre eventualmente sostenute (bar, taxi, pranzi, ecc).

GSD inserimento spesa

 

  • Chiusura nota spese

Terminata la trasferta e inserite correttamente tutte le spese, l’utente chiuderà la nota spese. Ottenuta l’approvazione delle spese (anche di quelle eventualmente fuori policy), l’ufficio preposto provvederà ad attivare le pratiche di rimborso.

GSD chiusura note spese

  • Controllo policy aziendali

Le policy sono definite in fase di gestione tabelle e possono essere modificate in qualsiasi momento senza dover ricorrere all'intervento di tecnici. Se il dipendente inserisce una spesa che supera i massimali previsti, questo viene segnalato in fase di chiusura pratica, che dovrà quindi essere approvata.

GSD controllo policy

 

  • Pratica contabile e retributiva

GSD, grazie all'associazione delle causali al piano dei conti, permette di produrre le prime note contabili. Queste, a loro volta, possono essere caricate sui gestionali più comuni (SAP, JDE, BPCS, ecc.). Il sistema si occupa anche di generare la pratica retributiva. Il file prodotto può essere poi caricato in un qualsiasi gestionale paghe e stipendi.

GSD contabilità