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GSD: caratteristiche funzionali

Modulo Note Spese

  • compilazione delle note spese
  • classificazione automatica delle spese per  causali, progetti e centri di costo
  • controllo delle policy aziendali e fiscali
  • autorizzazione automatica o semiautomatica ai rimborsi         
  • amministrazione anagrafiche
Il modulo Note Spese è il cuore di GSD e supporta l'utente (o un suo delegato) nella compilazione delle spese effettivamente sostenute, associandole in automatico alle corrette causali e predisponendo le informazioni ai fini contabili. Ogni tipologia di spesa contempla le specificità organizzative e fiscali, ad esempio ad ogni pasto è possibile segnalare il numero degli ospiti e quali di questi sono colleghi o "esterni", le spese d'alloggio possono essere dettagliate in base ai servizi alberghieri fruiti (lavanderia, bar, telefono, ecc.), il ritiro contanti con carta personale prevede l'inserimento delle spese bancarie sostenute dal dipendente e quindi rimborsabili. Inserite le spese, queste subiranno una prima certificazione automatica (policy aziendali e fiscali) per poi essere messe a disposizione della contabilità e dell'ufficio personale per le disposizioni di rimborso. Il modulo prevede anche la gestione di tutte le anagrafiche (ad es. società del gruppo, utenti, causali e tipi spesa, rimborsi chilometrici, percorsi standard, ecc.), normalmente affidata ad un utente amministratore.

 

 
   

Modulo Richieste (facoltativo)

  • gestione richiesta servizi di viaggio (prenotazioni, auto aziendale, ecc.)
  • self booking tool con Regia SBT
  • gestione anticipi con stampa notula bancaria
  • controllo travel policy automatico
  • gestione delle evasioni dei servizi e avvisi tramite e-mail 
Il modulo Richieste raccoglie e gestisce tutte le attività organizzative che il dipendente (o un suo delegato) deve svolgere prima che parta per la trasferta. L'utente, grazie a questo modulo, potrà richiedere ogni servizio di viaggio contemplato dalla sua azienda, come ad esempio la prenotazione di un bigliettoaereo, o di treno, la prenotazione di una stanza d'albergo, di un'auto dell'autocentro aziendale e la richiesta di un anticipo di denaro in valuta. Ogni tipologia di richiesta verrà automaticamente inviata ai centri di servizio aziendali preposti alla loro evasione. Le richieste dei biglietti di viaggio, ad esempio, saranno inviate ad un'agenzia di viaggio convenzionata, che riceverà un'e-mail e potrà collegarsi al portale GSD per consultare i dettagli e fornire le risposte. Le richieste d'anticipo saranno invece inviate ad un ufficio amministrativo e le richieste d'auto aziendale all'ufficio servizi generali. GSD gestisce i flussi informativi tra dipendente e centri servizi, verificando il rispetto delle travel policy aziendali su ogni richiesta di servizio inviata.

 

 
    

Modulo Contabile (facoltativo)

  • associazione causali/piano dei conti
  • computazione delle spese deducibili e non
  • account delle spese nei relativi conti
  • produzione prime note contabili
  • batch output dei dati contabili e retributivi
Il modulo Contabile sovrintende alle operazioni di accounting contabile e retributivo. Grazie all'associazione delle causali con il piano dei conti, il modulo è in grado di generare le scritture di prima nota ed esportarle per i più conosciuti sistemi gestionali (Dynamics NAV e AX, SAP, JDE, BPCS, ecc.). Anche l'esportazione dei dati relativi ai rimborsi e l'eventuale predisposizione automatica dei bonifici fanno capo a questo modulo.

 

 

 

 

Modulo Datamart (facoltativo)

  • modulo di Business Intelligence
  • analisi delle spese e dei volumi tramite la    navigazione di una tabella Pivot dinamica
  • storicizzazione dati
  • grafici, esportazione dati, salvataggio viste
Il modulo DataMart consente di mantenere un archivio storico dei dati gestiti con GSD grazie alle tecnologie del data warehouse. L'archivio storico potrà poi essere "navigato" grazie ad un'interfaccia web semplice ma molto potente, che consentirà di analizzare i dati di spesa, i dati sui volumi o sui chilometri percorsi, per citare qualche esempio, in relazione al fattore tempo ed alle innumerevoli informazioni che GSD gestisce e lega alle spese, come il centro di costo, il progetto, le causali di spesa, gli utenti, la modalità di pagamento, ecc. La tecnologia è quella dei servizi OLAP (On Line Analytical Processing) che consente di definire complesse strutture di dati multidimensionali (ipercubi) e contemporaneamente stabilisce i metodi per la loro efficace leggibilità. Il modulo DataMart rappresenta quindi un potente strumento di Business Intelligence e di supporto alle decisioni su ogni aspetto del Travel Expense Management.