DDS

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DDS - Digital Document Services

Realizzare forti economie nella gestione, spedizione e archiviazione dei documenti aziendali

DDS è un software in grado di riconoscere documenti in formato PDF, catalogarli, archiviarli ed eventualmente spedirli automaticamente ai relativi destinatari.

Grazie alla sua architettura, DDS è un ottimo partner per i sistemi aziendali, come ad esempio l'ERP, che può essere così arricchito di funzionalità di archiviazione documentale senza che si rendano necessari interventi invasivi. Inoltre, il sistema DDS può interagire con servizi di cloud storage come DropBox o OneDrive, operando così anche come strumento di sharing e cooperation.

Con questa soluzione l'azienda ottiene immediati benefici in termini di:

  • riduzione di tempi e costi di organizzazione, archiviazione, preparazione e spedizione dei documenti.
  • riduzione dei tempi di recapito dei documenti.
  • certificazione dell’avvenuto invio dei documenti.
  • tracciabilità dei documenti.
  • conservazione sostitutiva.

Come funziona

Qualora ad esempio l'azienda desideri inviare ai suoi clienti le fatture via e-mail, archiviare le stesse in formato elettronico e attivarne la conservazione sostitutiva, grazie al sistema DDS si registrerà un impatto minimo sui processi aziendali in quanto non saranno necessari nè alcuna modifica al software gestionale nè alcun utilizzo di database.

DDS consente infatti di definire dei "Tipi documento" per ognuno dei quali si identificano, a partire da un modello, le chiavi da estrarre dal documento.

Tramite una semplice stampante PDF (consigliamo Docuprinter, ma anche tutte le altre sono riconosciute e utilizzabili dal sistema), l'utente crea un file PDF contenente tutte le fatture che desidera inviare e lo deposita nella cartella di elaborazione del DDS.

Il sistema DDS apre il file, riconosce il tipo di documento e sulla base della configurazione definita inizialmente effettua le seguenti operazioni:

  • suddivide il file in singoli documenti
  • invia ogni fattura al destinatario (l'e-mail viene estratta dal documento o ricavata tramite una query SQL dal gestionale).
  • archivia le fatture (per cliente, per anno, ecc).
  • invia al responsabile del processo un messaggio contenente l'elenco dettagliato delle operazioni effettuate.

Le fatture così archiviate contengono al loro interno le chiavi di ricerca (metadati) che rendono facilmente attuabile la conservazione sostitutiva.

Conservazione Sostitutiva

  • Cos'è la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva è un metodo di archiviazione dei documenti aziendali alternativo all’archiviazione cartacea introdotto dal Ministero dell’Economia e delle Finanze con decreto del 23 gennaio 2004.

  • Cosa serve per attuare la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva prevede che ogni documento elettronico conservato sia corredato di chiavi di ricerca (ragione sociale, partita IVA, data, numero documento, ecc) e che vi vengano applicati la firma digitale del responsabile della conservazione e una marca temporale.

  • In che modo il sistema DDS facilita la conservazione sostitutiva?

L'azienda che utilizza il sistema DDS è già pronta per la conservazione sostitutiva. I documenti archiviati dal DDS, infatti, hanno già al loro interno le chiavi di ricerca: con una semplice funzione è quindi possibile generare gli indici che verranno passati al software di conservazione.

  • Con quali software di conservazione si può interfacciare il sistema DDS?

Il sistema DDS può generare indici per qualunque software di conservazione: l'importante è conoscerne i requisiti tecnici. Fornisce inoltre in modo nativo il supporto alla conservazione in cloud, in collaborazione con Grammelot, società specializzata nell'archiviazione dei documenti digitali.

  • Cos'è la conservazione sostitutiva in cloud?

La conservazione sostitutiva in cloud è un servizio che si occupa di tutte le fasi della conservazione. Non sono pertanto richiesti dispositivi hardware, software o di firma digitale, marche temporali e responsabili della conservazione. E' sufficiente conferire un canone annuale, definito sulla base del numero di documenti conservati. Questi sono caricati via FTP ed è possibile consultarli via web.

"Conservazione sostitutiva, fate la cosa giusta..."

Il risparmio

La spedizione dei documenti via posta elettronica permette all’azienda un risparmio che può essere stimato in 1 € a fattura, considerando i costi sostenuti per carta, busta, francobollo, tempo impiegato dagli addetti.

Inoltre, l’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano stima che l’azienda che ricorre alla conservazione sostitutiva dei documenti possa avere un risparmio in media di 2 € a fattura attiva.

Il risparmio che può ottenere un’azienda è indicato a titolo di esempio nella tabella di seguito:

N° fatture gestite/annoRisparmio su spedizioneRisparmio su conservazioneRisparmio totale/anno
1.0001.000 €2.000 €3.000 €
5.0005.000 €10.000 €15.000 €
10.00010.000 €20.000 €30.000 €
15.00015.000 €30.000 €45.000 €
L’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano nell'ultimo anno ha registrato in Italia un incremento del 35% delle aziende che attuano la conservazione sostitutiva di fatture attive e passive. In più, oltre 90.000 imprese portano già in conservazione sostitutiva libri e registri contabili.

Da ultimo, l’adozione di queste misure permette di vantare un approccio “green” al business: riducendo l’utilizzo della carta, infatti, si riescono ad abbattere meno alberi e si diminuisce l’emissione di CO2.